Công dụng và một số điểm lưu ý khi hạch toán tài khoản 131

Công dụng và một số điểm lưu ý khi hạch toán tài khoản 131

Công dụng tài khoản 131: Tài khoản này dùng phản ảnh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ (kể cả trong quan hệ công ty mẹ - công ty con). Ngoài ra, tài khoản này còn dùng phản ánh các khoản thu của người nhận thầu xây dựng với người giao thầu về khối lượng XDCB hoàn thành.

1. Hạch toán trên tài khoản 131 cần tôn trọng các quy định sau:

Phải hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, kỳ hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sảm phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.

Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay.

• Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
• Kế toán chi tiết cần phải phân loại các khoản nợ: nợ có thể trả đúng hạn, nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi làm căn cứ xác định khoản dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
• Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khác hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
• Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tê. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc.
• Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nợi chỉ định khách hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu hì Nợ TK 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích doanh đối với số tiền đã nhận trước.

Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên có TK 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó.

Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của  ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có  nhiều khoản thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mai nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công Ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có nguồn gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn.

Kết cấu và nội dung phản ánh:

Bên Nợ:

+ Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.

+ Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.

+ Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)

Bên Có:

 + Số tiền khách hàng đã trả  nợ.

+ Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.

+ Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại

+ Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT)

+ Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua hàng.

+ Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam

Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng

Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phải ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu tiền nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên Nguồn Vốn”